Sin embargo, reducir los costos operativos no es fácil. De hecho, ¡es uno de los principales desafíos que enfrentan las empresas! En este artículo, discutiremos sobre los costos operativos y la definición de estrategias para reducirlos.

¿Qué son los costos operacionales?

Los costos operacionales son los gastos necesarios para mantener en funcionamiento todo el proceso productivo de una empresa, como los salarios de los colaboradores, la energía eléctrica, el alquiler, entre otros. En resumen, son los costos inherentes a las actividades relacionadas con la producción de bienes o servicios.

Si una empresa no puede cubrir sus costos operacionales en un determinado período, es probable que comience a tener dificultades para cumplir con el pago a proveedores, acreedores y salarios de sus empleados. En casos graves, incluso puede estar en riesgo de quiebra.

Por lo tanto, es de vital importancia para cualquier organización gestionar eficientemente sus costos operacionales, maximizando la rentabilidad y garantizando la supervivencia en el actual mercado altamente competitivo.

¿Cuáles son los tipos de costos operacionales?

Existen diferentes tipos de costos que pueden considerarse operacionales, dependiendo de su naturaleza y cómo se asignan a los productos o servicios. Entre los diferentes tipos de costos, se pueden mencionar:

• Costos fijos: son aquellos costos que no varían (hasta el límite de la capacidad) con el volumen de producción o ventas de una empresa, como los salarios de los empleados y el alquiler de locales.
• Costos variables: son aquellos costos que aumentan o disminuyen según el volumen de producción o ventas de una empresa. Por ejemplo, materias primas, comisiones de ventas, empaques, entre otros.
• Costos directos: son aquellos que se pueden atribuir directamente a un producto o servicio de una empresa, como la materia prima específica necesaria para la producción de un determinado producto.
• Costos indirectos: son aquellos costos que no se pueden atribuir directamente a un producto o servicio. Son costos compartidos por diferentes tipos de productos o servicios, como gastos administrativos.

¿Cómo crear estrategias para reducir los costos?

Existen diversas estrategias para reducir los costos, y la elección de cuáles utilizar depende del contexto en el que se encuentre cada empresa. Para elegir la mejor estrategia, es importante observar los datos económico-financieros para: i) identificar qué procesos están más sujetos a retrabajos o desperdicios; ii) priorizar los procesos críticos para el éxito del negocio; iii) implementar y controlar metas de gastos asociadas a los objetivos estratégicos de la empresa.

Aquí hay algunas recomendaciones para reducir los costos operacionales:

• Establecer un presupuesto mensual, ya que es necesario establecer una meta para saber si es necesario reducir costos (y, de ser así, en qué medida).
• Reducir las pérdidas de materia prima siempre que sea posible.
• Parametrizar y controlar económicamente los procesos internos.
• Fomentar y dar espacio para que los colaboradores hagan sugerencias para mejorar los procesos.
• Analizar la rentabilidad de los productos o servicios y centrarse en lo que realmente genera resultados para la empresa.

La tecnología también puede ser una herramienta poderosa para ayudar a las organizaciones a reducir los costos operacionales, haciendo que las actividades sean más eficientes y reduciendo la necesidad de tareas manuales. Invertir en un sistema de gestión integrada también es una buena opción para conectar información relevante dentro de la empresa e identificar nuevas oportunidades de mejora. ¡De hecho, sabías que Parametrus desarrolla e implementa modelos de Gestión Estratégica de Costos y Rentabilidad según las necesidades específicas de cada organización?

Con una planificación bien estructurada y el uso de herramientas adecuadas, es posible reducir costos sin comprometer la calidad de los productos o servicios.

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Es una herramienta que el gestor usa para seguir la situación financiera de su empresa. Se registran todos los ingresos y gastos en un período de tiempo determinado, lo que puede servir como una herramienta de gestión importante para su negocio. Al seguir el flujo de caja, los gestores pueden tomar decisiones mucho más acertadas sobre inversiones, expansiones, análisis de caja, planificación de saldo, reducciones de costos y otras actividades empresariales importantes.

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DE TENER EL CONTROL DE FLUJO DE CAJA?

Un flujo de caja optimizado proporciona un control más eficiente y completo de las entradas y salidas de recursos, además de posibilitar una mejor planificación financiera y definición de estrategias de crecimiento de su negocio. Podemos destacar algunos puntos, como por ejemplo:

• Evitar desperdicios;
• Monitorear el flujo de caja ayuda a identificar gastos innecesarios o excesivos y adoptar medidas para controlar los gastos de la empresa;
• Permite tomar decisiones mejores; El flujo de caja proporciona información valiosa para la toma de decisiones estratégica, por ejemplo al invertir en nuevos proyectos, contratar más empleados o comprar equipos;
• Garantiza la organización financiera. Con el flujo de caja, es posible planificar los gastos e ingresos futuros, permitiendo que la empresa tenga una visión clara de sus necesidades financieras y evite problemas de flujo de caja.

¿CUÁL ES LA FINALIDAD DEL FLUJO DE CAJA?

El control del flujo de caja es una herramienta esencial para la gestión financiera de la empresa, permitiendo una visión clara y actualizada de la situación financiera de la empresa. Siendo fundamental para la toma de decisiones, control y monitoreo de las finanzas y ayudando en la planificación adecuada para garantizar la sostenibilidad del negocio a largo plazo. El flujo de caja positivo es la meta de cualquier emprendedor. Sin embargo, para llegar a ese nivel, se necesita conocimiento y disciplina. Si tienes dudas sobre cómo hacer la gestión financiera de tu negocio, ponte en contacto con Parametrus.

¿CUÁLES SON LOS PRINCIPALES ELEMENTOS DE UN FLUJO DE CAJA?

Ingresos: todas las fuentes de dinero que entran en el negocio, como ventas, cobros de deudas, préstamos e inversiones. Costos y gastos: todas las salidas de dinero del negocio, incluyendo compras, pago de salarios, alquiler, gastos operativos, intereses de deudas y otros costos. Inversiones en activos fijos: dinero gastado en activos que generarán beneficios futuros para la empresa, como equipos, edificios, muebles y vehículos. Préstamos y financiamientos: dinero recibido o pagado en préstamos y financiamientos, incluyendo intereses y pagos de principal. Saldo de caja: el saldo de dinero disponible al final de un período de tiempo, después de que todas las entradas y salidas de dinero hayan sido registradas.

Tipos de Flujo de Caja:

Hay varios tipos de flujo de caja, cada uno con un propósito específico. Es decir, según el modelo que se analice, se entenderán aspectos diferentes de la salud financiera de su negocio.

• Flujo de caja operativo

En este modelo se enumeran todas las entradas y salidas relacionadas con la operación de la empresa, sin considerar posibles pagos personales que se hayan realizado en un período de tiempo determinado.

El objetivo principal es mostrar claramente los resultados de la empresa.

Este modelo es importante para entender qué costos pueden ser racionalizados. En el flujo de caja operativo, ni las inversiones ni la demanda de capital se contabilizan.

• Flujo de caja directo e indirecto

El flujo de caja directo registra todos los ingresos y pagos provenientes de las actividades realizadas por la empresa, sin considerar ningún tipo de descuento, es decir, un diagnóstico «bruto» de las operaciones de la empresa.

El objetivo es simplemente garantizar que la información de caja esté siempre disponible. Por lo tanto, es común que se controle diariamente. Una de sus ventajas es la mayor simplicidad en la visualización de la información.

En el flujo de caja indirecto, el enfoque son las informaciones contables. A diferencia del modelo directo, no se incluyen las entradas y salidas de efectivo. Los cálculos y datos se basan en ganancias y pérdidas indicadas en el estado de resultados, además de considerar depreciaciones y amortizaciones. Básicamente, son las operaciones que pueden afectar las ganancias de la empresa, por ejemplo, inversiones, financiamientos y operaciones financieras. El flujo de caja indirecto está dirigido al régimen de competencia: el objetivo es entender el desempeño económico según el régimen de caja. Es más una herramienta contable que un estado financiero.

• Flujo de caja proyectado

Se trata de una proyección. Con base en los lanzamientos realizados, el gestor puede planificar las acciones futuras del negocio en función de los resultados. Es una excelente herramienta para organizar pagos y cobros, realizar ajustes para evitar pérdidas y proyectar inversiones.

Por ejemplo: Imagina que una empresa tiene $50.000 en caja y hoy hizo un pago de $10.000. Tiene $40.000 en caja, pero tiene un cobro dentro de una semana de $15.000, por lo que su saldo proyectado es de $55.000.

• Flujo de caja diario

Por lo general, el control se realiza mensualmente, pero en algunos casos, el flujo de caja diario es necesario. Este es un modelo de flujo de caja más utilizado por empresas con muchas movimientos financieros, por ejemplo, empresas que trabajan con ventas diarias. El gestor debe analizar todo el sistema financiero diariamente, con un control sobre las entradas y salidas de ese día en cuestión.

Una de las grandes ventajas de tener un control diario es la facilidad de identificar posibles errores si la cuenta no cuadra al final del día (entradas y salidas).

¿CUÁL ES LA DIFERENCIA ENTRE EL FLUJO DE CAJA Y EL ESTADO DE RESULTADOS?

La principal diferencia entre el Estado de Resultados y el Flujo de Efectivo es que el primero mide la rentabilidad de la empresa, mientras que el segundo informa sobre la liquidez.

En otras palabras, el flujo de caja muestra el flujo de dinero que entra y sale de la empresa cada mes (o cada día) y lo que queda en la cuenta bancaria. El régimen de caja refleja toda la actividad financiera de su negocio. Por otro lado, el estado de resultados muestra de manera resumida las operaciones realizadas por la empresa en términos de competencia, sin importar la actividad en la cuenta corriente. Por lo tanto, considera las ventas realizadas, los gastos incurridos y la depreciación.

FLUJO DE CAJA NEGATIVO, ¿QUÉ HACER?

Si el flujo de caja de su empresa está en negativo, significa que está gastando más dinero del que está recibiendo. Si esto ocurre de manera puntual, no necesariamente es un problema, pero es importante entender las razones que llevaron al flujo de caja negativo para tomar medidas efectivas y equilibrar las finanzas de la empresa. Algunas acciones que se pueden tomar incluyen:

• Evaluar los gastos: Es importante revisar todos los gastos de la empresa para identificar áreas donde los gastos puedan ser reducidos o eliminados. Esto puede incluir disminuir el uso de suministros, renegociar contratos con proveedores o incluso reducir el equipo.
• Aumentar los ingresos: La empresa puede buscar nuevas oportunidades de negocios o aumentar las ventas de productos y servicios existentes.
• Postergar inversiones: Si la empresa está planeando invertir en nuevos equipos, tecnologías o expansiones, puede ser necesario postergar esos planes para preservar el flujo de caja.
• Negociar plazos con proveedores: La empresa puede negociar con sus proveedores plazos más largos para el pago, lo que puede ayudar a aliviar el flujo de caja en el corto plazo.
• Buscar préstamos o inversiones: En algunos casos, puede ser necesario buscar préstamos o inversiones para ayudar a equilibrar el flujo de caja y mantener la empresa operando.

COMO HACER SU FLUJO DE CAJA?

El flujo de caja consiste en un registro detallado de las entradas y salidas de dinero. Esta herramienta se compone de cinco partes básicas:

• Saldo inicial: este corresponde al dinero disponible en efectivo y en cuentas bancarias de su negocio.
• Entradas de caja: se trata del total de ventas y otros ingresos recibidos durante un período determinado, como pagos en efectivo, pagos a plazos, entre otros.
• Salidas de caja: es la suma de los pagos realizados a proveedores, alquiler, impuestos, entre otros.
• Saldo operativo: es el resultado de la diferencia entre las entradas y las salidas de caja.
• Saldo final de caja: es la suma del saldo inicial con el saldo operativo.

Para que puedan entender mejor, a continuación les presento un ejemplo simplificado de flujo de caja de una empresa en un mes determinado (en él, presentamos un resumen del flujo de caja mensual por categoría, aunque los registros deben realizarse diariamente y la nomenclatura/categorización de los gastos/ingresos varía de empresa en empresa):

¿CÓMO IMPLEMENTAR UN FLUJO DE CAJA?

El flujo de efectivo se puede hacer manualmente, mediante hojas de cálculo o de manera más automatizada utilizando soluciones personalizadas para su negocio con la ayuda de Parametrus!

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Muchas veces nos enfrentamos a gerentes que posponen la decisión de conocer sus costos, evaluar su desempeño y, en consecuencia, determinar la rentabilidad por producto, canal, segmento y cliente. De hecho, implementar un sistema de gestión de costos requiere trabajo, pero las ganancias son recurrentes y expresivas.

Entre las principales justificaciones para posponer esta decisión, mencionamos algunas:

1. Proceso presupuestario

“Estoy finalizando el presupuesto del próximo año, luego me concentraré en eso”. Cuando escuchamos esta frase, nuestro pensamiento es: ¿cómo se crea un presupuesto sin conocer el costo de los productos, las actividades y la tasa de ocupación actual de los procesos? Los procesos de elaboración de presupuestos a menudo solo tienen en cuenta el historial de costos y una tendencia o necesidad de crecimiento o disminución, en función de parámetros obsoletos. Con un sistema de costeo, es posible invertir la lógica: dada una expectativa de ventas y sus costos, reflejar la estructura necesaria para lograr la meta.

2. Evaluación de inversiones

“Estoy evaluando el costo beneficio de adquirir una nueva máquina que duplicará mi capacidad de producción”. Este es uno de los escenarios más comunes, pero ¿cuál es el método de cálculo? ¿La empresa tiene un método corporativo para calcular el rendimiento y la viabilidad de una inversión? O más importante aún, ¿el producto que tendrá duplicada su capacidad de producción, es viable? ¿Cuál es su margen? ¿Cuál es el punto de equilibrio de la nueva adquisición? Sin conocer el costo detallado, puedo tener el mejor método, pero la información de referencia será mala y mi análisis tendrá malos resultados.

3. Tratar con un gran cliente

«Voy a cerrar la negociación con un gran cliente y luego voy a poner atención a este proyecto». ¿Cuál es el método de fijación de precios para esta operación? “El precio viene del mercado, necesito adaptarme”. Pero con el precio negociado, ¿cuál será el resultado? ¿Cuál es la tasa de ocupación de los procesos que hacen posible esta negociación?

4. Centrarse en cuestiones más estratégicas

Finalmente, escuchamos mucho que el enfoque de la empresa está en temas más estratégicos. ¿Qué puede ser más estratégico para una empresa que necesita y quiere generar mejores resultados que saber de dónde vienen? ¿Dónde hay espacio para mejorar y ser más eficientes y asertivos en la toma de decisiones?

La gran pregunta es tener información con base técnica y realmente conocer a detalle tu negocio para poder administrarlo. El camino que te trajo aquí no necesariamente será suficiente para llevarte a los siguientes pasos, y esto se refleja en la información y los controles necesarios.

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A pesar de basarse en el costeo por actividades, el Costeo por Características transfiere el enfoque de las actividades a los objetos de costo, pasando a detallar y costear las características del producto, considerando también los costos indirectos. El producto se puede dividir en partes del producto (PP), características de las partes del producto (CPP) y especificaciones de las características de las partes del producto (ECPP), como se muestra en la figura abajo.

Cuando analizamos el costeo por características, no necesariamente estamos hablando de un nuevo método de costeo, sino de una nueva forma de asignar costos a los productos en función de un nuevo objeto de costeo. El detalle del producto permite identificar variaciones en las características, incluso dentro de la misma categoría de producto.

Los pasos propuestos para la implementación del Costeo por Características son: (i) determinar las características de los productos; (ii) definir las actividades asociadas a cada característica del producto; (iii) calcular el costo de cada actividad; (iv) determinar las características de los productos que causan variación en el proceso; (v) evaluar en qué medida las características de los productos causan variación en el proceso; (vi) asociar características y parámetros asociados a los productos; (vii) ajustar los costos de las actividades en función de las características y parámetros de los productos.

¿Su empresa trabaja con productos personalizados o con una variación muy grande de especificaciones en la misma categoría de productos? ¡Entonces el Costeo por Características podría ser la opción adecuada para usted!

Parametrus ayuda a las empresas a generar información financiera precisa y actualizada que apoye la toma de decisiones, identificando costos críticos y escenarios futuros. ¡Ponte en contacto para conocer nuestras soluciones!

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En este contexto, un estudio de Gartner entrevistó a 234 CFO, planteando los principales desafíos del puesto para 2023. Los tres más citados por los encuestados son los siguientes:

1. Adquisición y retención de talento

Un desafío crítico para un CFO, en un contexto de grandes cambios y creciente responsabilidad estratégica, es precisamente encontrar y retener personas preparadas para enfrentar este escenario. A medida que sus roles y requisitos se han ampliado, las habilidades que los CFO buscan en el equipo también han cambiado.

Según Forbes, aproximadamente el 80 % de los CFO dan prioridad a las habilidades tecnológicas a la hora de adquirir talento. Una tendencia para 2023 es contratar científicos de datos y luego capacitarlos en principios financieros.

Además de la destreza técnica, el equipo de finanzas, a medida que asume mayores responsabilidades estratégicas, necesita ampliar sus habilidades de comunicación.

Estos nuevos requisitos se reflejan en costos de contratación adicionales, lo que refuerza la importancia de retener el talento dentro de la organización.

2. Reducir los costos correctos

Reducir costos es una buena meta, pero debe comprender qué costo genera resultados para la organización y cuál es desechable. La agilidad actual del mercado ha aumentado la necesidad de datos para respaldar la toma de decisiones.

En este contexto, es necesario unificar los datos y automatizar los procesos: las hojas de cálculo desconectadas y los procesos manuales de consolidación y análisis de datos no brindan las respuestas que necesita el CFO en el tiempo que tienen.

Según una investigación de Accenture, el 76 % de los directores financieros cree que unificar las bases de datos es esencial para lograr los objetivos comerciales y garantizar la precisión y confiabilidad de sus estados financieros.

3. Pronóstico de Escenarios Futuros (Forecasting)

Además de mirar al pasado, hay que mirar al futuro. Para los CFO, uno de los desafíos en 2023 es observar los datos y capturar tendencias y conocimientos que respalden la estrategia de la empresa en los años venideros.

Aún así, muchos equipos basan sus decisiones únicamente en la experiencia, en parte porque no confían en los datos y análisis en sí mismos. La adopción de análisis predictivos puede ser un desafío para los CFO que tradicionalmente han confiado en su intuición y cuyos equipos aún están desarrollando su competencia en ciencia de datos.

Entonces, ¿qué piensa de los tres desafíos para los CFO destacados por Gartner? ¿Ha pasado por alguno de ellos en su carrera profesional?

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